Methoden voor leerbehoeftenonderzoek
Eens het opzet van het onderzoek is bepaald en duidelijk is wie je erbij wil betrekken, dan kies je de manier waarop je informatie zal verzamelen. Er zijn diverse methodes die je hiervoor kan inzetten.
Welke behoeftebepalingstechnieken kan je inzetten?
Als L&D-verantwoordelijke beschik je over een waaier aan mogelijke methodes en tools die je kan inzetten. In organisaties zien we dan ook dat de praktijken voor het identificeren van leerbehoeften variëren.
De 3 meest gebruikte methoden om leerbehoeften op te sporen zijn:
- Een reflectiewerkgroep met betrekking tot leernoden
- Een focusgespreksgroep
- Teamvergaderingen
- Kritische incidentmethode
- Interviews met medewerkers
- Interviews met management of direct leidinggevenden, vaak zijn deze laatste de beste bronnen voor plannen, werkorganisatie en veranderingen op te sporen
- Consultatie van syndicaal afgevaardigden
- Informele gesprekken met stakeholders tijdens een koffie- of vergaderpauze, …
- Binnen reeds bestaande gesprekken in organisaties zoals functionerings-, evaluatie- of ontwikkelgesprekken
- Vragenlijst bij de medewerkers (met open en/of gesloten vragen)
- Vragenlijst bij de direct leidinggevenden (met open en/of gesloten vragen)
- Checklist of vragenlijst met zelfbeoordeling
- Dagboekmethode
- Psychometrische tests
- Delphi-rondes
- 360graden feedbackinstrumenten
Andere mogelijke methoden:
- Gewone observatie
- Participerende observatie
- Simulatie
- Assessment center (d.i. een beoordeling via een mix van hiervoor ontworpen simulaties, oefeningen en individuele interviews)
- Analyse van de gegevens bij de personeelsadministratie (bijvoorbeeld ziekteverzuim, prestatiemetingen, absenteïsme, ongevallen, foutenpercentages, klantenklachten, …)
- Verslagen van beoordelingsgesprekken
- Functie- of taakbeschrijvingen
- Beroepsprofielen
- Gegevens over doelstellingen van acties en projecten
- Efficiëntie- en productiedata
- Werkbeschrijvingen, onderhoudsvoorschriften, gebruiksaanwijzingen
- Logboek met werkervaringen
- Wettelijke eisen
- Jaarverslagen, notulen van bestuursvergaderingen, strategische plannen, werkvoorschriften
- Dossiers met knelpunten omtrent een aspect van het functioneren van de organisatie
- Een inventaris van vroeger geregistreerde leerbehoeften
- Beleidsplannen van de organisatie of de afdeling, het team, de projectgroep, ...
Registreer systematisch alle klachten en bekijk één of 2 maal per jaar de oorzaken. Is de oorzaak eerder van organisatorische aard, van praktische aard of eerder een gevolg van een tekort aan kennis, kunde of vaardigheden? Bekijk welke klachten toevallig zijn en welke systematische of terugkerende klachten zijn.
Maak een lijst van klachten die je kan vermijden als medewerkers meer of andere dingen zouden weten, zich anders zouden gedragen of andere vaardigheden zouden hebben.
TIPS:
- Stel een duidelijke klachtenprocedure op.
- Bepaal hoe, wie, wanneer en waar de vermoedelijke vormingstekorten uit de klachtenanalyse worden doorgespeeld aan de vormingsverantwoordelijke
- Werk een stappenplan uit dat een antwoord zal bieden op de vraag om al dan niet over te gaan tot het organiseren van leeractiviteiten.
- Indien er een opleiding wordt georganiseerd, bouw dan een terugkoppeling in naar de klachtenprocedure. Volg op of de opleiding een effect heeft op het klachtenpatroon.
Zij kijken met een ‘frisse blik’ naar het werk en de organisatie en zien leerpunten die je zelf niet meer ziet.
TIP: Vraag een nieuwe medewerker 4 tot 6 weken na de start
- Wat is je algemeen opgevallen toen je hier startte?
- Wat vind je dat wij goed doen? Wat vind je dat wij niet goed doen?
- Wat zijn leerpunten voor de organisatie, collega's, leidinggevende?
- Welke nieuwe kennis, vaardigheden of attitudes is er nodig?
- Hoe kunnen we deze verwerven?
- En niet vergeten: wat wil je zelf nog leren?
Hoe kies je een methodiek?
Elk van de verschillende methodieken heeft voor- en nadelen. Een eenduidig advies rond welke methodiek je het best gebruikt is er niet.
Hou rekening met de volgende aspecten: De grootte van je organisatie, de algemene werkdruk, de beschikbare tijdsinvestering van de L&D verantwoordelijke, de frequentie waarmee je dit onderzoek wil inplannen, de nabijheid van de medewerkers (vaak in huis, meestal buitenshuis), de betrokkenheid van de vakbonden in huis via bv CPBW en OR, enz..
Algemeen geldt: hoe meer bronnen je gebruikt, hoe betrouwbaarder de analyse.
Meer lezen?
Handleiding 'Opleidingsbehoeften managen'. Deze handleiding ondersteunt organisaties bij het beter matchen van opleidingen met de echte leer- en opleidingsbehoeften van haar medewerkers en met de noden van de organisatie. Je vind er theoretische inzichten, inspirerende voorbeelden en tips.
TIPS
1. Is er in jouw organisatie geen tijd of interesse voor een leerbehoeftenonderzoek? Kies voor een beperkt en dus snel en haalbaar opzet.
- Check de leernoden voor slechts één of enkele sleutelvaardigheden of kerncompetenties.
- Beperk de groep personen die je bevraagt. Kies voor enkele representatieve vertegenwoordigers van de doelgroep. Bevraag ook hun leidinggevenden. Het is interessant om te zien in welke mate hun inschatting van de (prioritaire) leerbehoeften overeen stemt.
Of zet in op een 'quick & dirty'-versie. Vertrek van het opleidingsplan van vorig jaar. Bekijk de opleidingsvragen van het vorige opleidingsplan die niet uitgevoerd werden (als ze nog relevant zijn). Ga na of het relevant is om vervolmakingsopleidingen toe te voegen aan eerder gegeven opleidingen. Controleer welke “terugkerende” en “verplichte” opleidingen, zoals de opfrissing rond hygiëne, veiligheid (brevet heftruckchauffeur, brevet EHBO …), opleidingen die gelinkt zijn aan certificaten opnieuw moeten geprogrammeerd worden.
2. Werk je in een kleine organisatie? Dan is een formeel of uitgebreid onderzoek niet aan de orde.
Wat kan je wel doen? In 't Ballonneke worden de opleidingsnoden gedurende het ganse jaar geregistreerd. Alle stafmedewerkers gebruiken hiervoor hetzelfde document. Sjabloon
3. Is het onderzoek naar leerbehoeften in jouw organisatie een rigide , jaarlijkse oefening om af te vinken? Plan een evaluatie in.
Vraag aan enkele goed gekozen betrokkenen:
- Wat vind je van de huidige manier van leerbehoeftenonderzoek? Wat loopt er goed? Wat loopt er slecht?
- Verkrijgen we met onze methoden bruikbare en juiste informatie?
- Zouden we onze werkwijze kunnen verbeteren?
- Welke behoeftedetectiemethode verkies jij? Waarom?