Ave Regina: over broden breken en kennis delen

Een vrouw met een missie

Als VTO-verantwoordelijke bij Ave Regina, een zorginstelling voor personen met een beperking, hield Ine Helsen het initiatief mee boven de doopvont: “Al te vaak bleven nieuwe inzichten uit externe vormingen hangen in het hoofd van die ene medewerker. Om aan dit euvel te ontsnappen, hebben we een tiental jaar geleden de vormingslunches in het leven geroepen.” Eén decennium (en een naamsverandering) later, zijn de ‘debatlunches’ een gevestigde waarde in het leerbeleid van de organisatie.

Maar wat houdt dat nu precies in?

Een debatlunch is:

• een forum waarop de medewerkers toelichting geven bij een extern gevolgde vorming, training of opleiding (variërend van 3 tot 6 thema's)
• dat 4x per jaar georganiseerd wordt door de dienst VTO
• waarop alle medewerkers welkom zijn (gemiddelde opkomst: 40 tot 50 collega's, waarvan de helft opvoeders)

met wortels...

• over de middag...
• ...maar tijdens betaalde tijd
• met gratis broodjes!

...en een stok

• verplicht! Iedereen die een externe vorming volgt, engageert zich per definitie om daarover iets te komen vertellen tijdens een debatlunch
• uitzondering: te specifieke of ontoereikende vormingen, mits motivering en in overleg met het diensthoofd

De rol van de VTO-verantwoordelijke

• houdt het overzicht: wie volgde welke vorming?
• doet een eerste selectie van de mogelijke thema's op basis van relevantie en 'nieuwswaarde'
• toetst af bij de spreker: hoeveel tijd en welke ondersteuning denkt de medewerker nodig te hebben?
• stelt op basis daarvan het programma samen brieft de administratie voor de verdere praktische opvolging
• bewaakt ten slotte de nazorg: vb. verzamelen en verspreiden van de powerpoints,...

Minpunt

Het concept kent één valkuil: enkele collega's zien het niet zitten om voor een grote groep te spreken en haken af. "Voor sommigen is de drempel zo groot dat ze helemaal geen vorming meer volgen, of zich bijscholen in hun vrije tijd, alleen maar om vrijgesteld te zijn voor het debat. We proberen hierop te anticiperen door zelf hulp te bieden en door te verwijzen naar medewerkers bij wie je mogelijk terecht kan voor ondersteuning, maar het blijft een heikel punt," geeft Ine toe.

Meerwaarde

Daar tegenover staan een heleboel positieve effecten:

• op het leren zelf: anticiperend op het doorgeven van de kennis verscherpt je focus. Door gerichter te luisteren vergroot het leereffect
• op motivatie: medewerkers voelen zich erkend en gewaardeerd door het schijnbaar kleine gebaar van het gratis broodje en de betaalde tijd
• op verbondenheid: de ervaring dat je met z'n allen aan hetzelfde zeel trekt, impact hebt op -en deel uitmaakt van- een maatschappelijk project. De identificatie met de missie van de organisatie
• op samenwerking: debatlunches als netwerkmoment, als facilitator van sociale steun
• de kennis: ontdekken van nieuwe thema's én andere stijlen: hoe benadert een andere leidinggevende een gemeenschappelijk thema? Wat verwacht die van de opvoeders?

De 5 geboden

• Hou het bondig: mensen komen voor korte lezingen, zoals je een samenvatting van de krant doorbladert, wordt niet als vorming ervaren, eerder om mee te zijn,…
• Leg de drempel zo laag mogelijk zodat het geen onderonsje van vormingsdeskundigen wordt
• Wees selectief: niet alle thema’s zijn geschikt (vb. excel)
• Maak ruimte voor debat: geef de kans om vragen te stellen (ook al komen ze niet altijd)
• schrijf je eigen verhaal, in lijn met de huisstijl, normen en waarden van je organisatie