Veel gestelde vragen door werkgevers - VIA Vorming Hogerop

1. De kandidaat-werknemer werkt in één van volgende sectoren:

• Vlaamse welzijns- en gezondheidssector (PC 331) 
• Vlaamse opvoedings- en huisvestingsinrichtingen  (PC 319.01)
• Maatwerkbedrijven (PC 327)
• Vlaamse socioculturele sector (PC 329.01)
• Gezinszorg (PC 318.02)

2. Hij/zij heeft ten hoogste een diploma secundair onderwijs behaald (in de socioculturele sector is dit ten hoogste een bachelor)

3. Hij/zij werkt minimum halftijds

4. Hij/zij is minimum 2 jaar in dienst bij uw organisatie (uitgezonderd in de socioculturele sector. Daar geldt deze anciënniteitsvoorwaarde niet) 

De anciënniteit moet bereikt zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. Deze datum wordt elk jaar opnieuw vastgelegd. Voor het schooljaar 2022-2023 is dat 18 maart 2022. Opeenvolgende contracten en een IBO-periode (Individuele Beroepsopleiding) tellen mee voor de berekening van de 5 jaar anciënniteit.

U bent niet verplicht om hierop in te gaan. Het is een gunst van u, als werkgever, om uw werknemer te laten deelnemen aan het project en u kan zelf bepalen of u de kandidaat al dan niet laat deelnemen.

Dit betekent dat u de werknemer formeel een vermaning gaf omdat diens functioneren problematisch is. Het is niet mogelijk om in zo'n procedure deel te nemen aan het project.

Ga in gesprek met uw werknemer en bekijk of er doorgroeimogelijkheden zijn in uw organisatie voor de opleiding die de werknemer wil volgen. De kandidaat kan ook een opleiding volgen, waarmee die kan doorgroeien in een andere organisatie. In dat geval zal de werknemer na de opleiding mogelijks op zoek gaan naar een job buiten uw organisatie.

Vul daarna samen met uw werknemer online het inschrijvingsformulier in.

Na inschrijving worden volgende stappen doorlopen:

1. Nakijken formele criteria: van zodra een werknemer samen met u het inschrijvingsformulier online heeft ingevuld, kijkt VIVO na of aan alle formele criteria is voldaan en zo ja, komt de kandidaat in een preselectie

2. Eerste selectie van kandidaten: Als in een sector het aantal kandidaten groter is dan het aantal beschikbare plaatsen, bepaalt een onafhankelijke loting wie kan deelnemen aan de screenings bij de externe screeningsorganisatie.

3. Deelname aan de screenings bij de externe screeningsorganisatie: de gelote kandidaten mogen deelnemen aan de proeven door de externe screeningsorganisatie. In deze proeven wordt nagegaan of de opleiding haalbaar is voor de kandidaat

4. Opstart opleidingstraject: VIVO neemt contact op met:

- de kandidaat om te informeren over de inschrijvingsprocedure op school

- u, als werkgever, in functie van de voorbereiding van een nakende vervanging

- de gekozen school om de opleidingscapaciteit voor het gekozen traject én een snelle 'intake' van de kandidaat af te toetsen

5. Opstart vervanging: vaak geeft de school VIVO eind juni een definitieve beslissing. Vanaf dat moment kan u de procedure voor vervanging opstarten. De vervanger mag beginnen werken zodra de werknemer in opleiding zijn opleiding aanvat.

In de periode maart/april verwittigt VIVO de kandidaat dat voor de proeven een dag verlof of compensatie moet genomen worden.

Kandidaat-werknemers mogen zich enkel opnieuw kandidaat stellen als de negatieve screening minstens 2 schooljaren eerder plaatsvond.

Ja, volgens de afspraken in het vormingsproject kan u de werknemer in opleiding vervangen.

Gezinszorg: de loonkost van de werknemer in opleiding wordt gefinancierd met Maribelgelden. De vervanging moet conform de sociale Maribelregelgeving binnen de 6 maanden gebeuren. De financiering start ten vroegste de eerste dag van de opleiding.

Andere sectoren: de loonkost van de vervangende werknemer wordt gefinancierd met Maribelgelden. De vervanging moet conform de sociale Maribelregelgeving binnen de 6 maanden gebeuren. De financiering start ten vroegste de eerste dag van de opleiding.

Hoe? Ofwel werft u iemand nieuw aan, ofwel verhoogt u de werktijd van 1 of meer werknemers die u deeltijds in dienst hebt.

Gezinszorg: De uren/dagen dat de werknemer naar school/stage gaat, wordt hij vervangen. Dit betekent dat de werknemer mogelijk werk en opleiding combineert. U ontvangt meer info zodra bekend is of uw werknemer effectief kan starten met de opleiding.

Andere sectoren: Indien uw werknemer voltijds naar school gaat, wordt deze vervangen volgens arbeidstijd (rekening houdend met eventueel tijdskrediet). Als dat niet het geval is, ontvangt u van VIVO de nodige info betreffende het aantal uren dat u dient te vervangen.

U kan in dat geval de te vervangen arbeidstijd ook toekennen aan reeds bij u tewerkgesteld deeltijds personeel.

Neen, deze arbeidsovereenkomst is geen vervangingscontract in de arbeidsrechtelijke zin van het woord.

U werft de vervangende werknemer aan met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Deze overeenkomst moet volgende clausule bevatten:

"De indienstneming van de werknemer gebeurt in het kader van het project 'VIA Vorming Hogerop', onderdeel van het VIA4. In dat verband komen de partijen uitdrukkelijk overeen dat deze overeenkomst wordt beëindigd bij de definitieve terugkeer van de vervangen werknemer X (naam invullen) met als voldoende reden het einde van de studies, waarbij de wettelijke opzegtermijn wordt gerespecteerd."

Opgelet:

Uw financiering stopt zodra de werknemer zijn opleiding beëindigd heeft zoals voorzien. U dient dan ook tijdig uw vervangende werknemer in opzeg te zetten.

Neen, een vervangende werknemer met een startbaanovereenkomst kan niet beschouwd worden als een nieuwe, bijkomende aanwerving in het kader van de wet van 24/12/1999. Bijgevolg kan u geen vervanger aanwerven met een startbaanovereenkomst.

Als u de werktijd van bestaand deeltijds personeel verhoogt, moet u een addendum aan het arbeidscontract van de betrokken werknemer toevoegen dat de volgende clausule bevat:

"De verhoging van de arbeidstijd van de werknemer gebeurt in het kader van het project 'VIA Vorming Hogerop', onderdeel van het VIA 4. In dat verband komen de partijen uitdrukkelijk overeen dat deze overeenkomst beëindigd wordt bij de definitieve terugkeer van de vervangen werknemer X (naam werknemer invullen), met als voldoende reden het einde van de studies."

Opgelet:

Uw financiering stopt zodra de werknemer zijn opleiding beëindigd heeft zoals voorzien. U dient dan ook tijdig uw vervangende werknemer in opzeg te zetten.                                                                                                                                                                                               

De vervangende werknemer hoeft niet dezelfde functie uit te oefenen als de persoon die hij/zij vervangt. Meld dit dan aan de instantie die de vervanging financiert, zeker wanneer de loonkost van de werknemer in opleiding (gezinszorg)gefinancierd wordt met Maribelmiddelen.

Neen, de vervanger hoeft niet per se hetzelfde statuut te hebben als de werknemer in opleiding. De vervanging wordt betaald met Maribelmiddelen. Voor de vervanging mag u geen enkele andere vorm van subsidie ontvangen. Als de instantie die de loonkost financiert een dubbele financiering vaststelt, zal die de onterecht ontvangen subsidies integraal terugvorderen (vb. Sociale Maribel, DAC, startbaan-overeenkomst,...)

De vervanging moet conform de Maribelregelgeving binnen de 6 maanden gebeuren.

U kan ten vroegste vervangen vanaf de dag dat de opleiding start. Er is GEEN financiering mogelijk vóór de eerste dag van de opleiding.

Het contract van de vervangende werknemer kan geschorst zijn vb. omwille van langdurige ziekte. In deze situatie mag u vervangen door middel van een vervangingsovereenkomst. Vermeld in deze overeenkomst duidelijk de namen van de vervanger en van de te vervangen werknemer.

Opgelet: 

De loonkost van uitzendkrachten kan nooit ten laste genomen worden door het betrokken Sociaal Fonds. De nieuwe vervanging, met vervangingsovereenkomst, moet binnen de 6 maanden gebeuren.

Gezinszorg: U betaalt als werkgever de vervanger maandelijks het overeengekomen loon. U verhaalt evenwel de loonkost van de werknemer in opleiding op het Maribelfonds.

Andere sectoren: U betaalt als werkgever de vervanger maandelijks het overeengekomen loon. U verhaalt evenwel de loonkost van de vervangende werknemer op het Maribelfonds.

Het Fonds vergoedt conform het KB Sociale Maribel het brutoloon van de vervangende werknemer, overeenkomstig de baremieke loonschaal en -voorwaarden voor de uitgeoefende functie (volgende kosten inbegrepen: vakantiegeld uit dienst, eindejaarspremie, haard- en standplaatsvergoeding (indien van toepassing), betaalde feestdag na uitdiensttreding, enkel en dubbel vakantiegeld, kampvergoeding, patronale lasten), weliswaar beperkt tot een maximum van het loonplafond Sociale Maribel voor een voltijds equivalent op jaarbasis, geldig voor uw sector. 

Enige uitzondering hierop is de sector van de beschutte werkplaatsen (PC 327.01), waar geen loonplafond geldt. 

De kosten voor arbeidskledij, sociaal secretariaat en arbeidsongevallenverzekering / verzekering burgerlijke aansprakelijkheid neemt het Maribelfonds niet ten laste. Ook eventuele verbrekingsvergoedingen worden niet door het Fonds terugbetaald.

Het staat elke wekgever en vervangende werknemer vrij om het barema en het loon overeen te komen. 

Let wel: U moet de regels van de sectorale cao's en de toepassing van het KB Sociale Maribel respecteren. De Maribelfondsen vergoeden slechts tot het gangbare loonplafond, uitgezonderd in de sector van de beschutte werkplaatsen, waar geen loonplafond gehanteerd wordt. De meerkost moet u bijgevolg als werkgever zelf ten laste nemen.

U ontvangt voorschotten, net zoals voor andere Maribelwerkers. Afhankelijk van uw sector ontvangt u maandelijks eenzelfde bedrag ofwel ontvangt u een voorschot op basis van ingediende prestatiestaten. U geeft de vervanger daartoe aan op de gebruikelijke prestatiestaten. Het saldo ontvangt u na uw akkoord met de jaarlijkse eindafrekening.

Omdat de vervangende werknemer geen vervangingscontract stricto sensu heeft, kan hij in dienst blijven na de terugkeer van de werknemer in opleiding. Vanzelfsprekend komt de loonkost van de ex-vervanger dan volledig ten laste van u als werkgever.

Let op: Vergeet voor de ex-vervanger geen addendum op te maken zodat de extra clausule in het contract (zie hoger) vervalt.

Voor de vervangende werknemer moet u geen specifieke codering doorgeven aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. De vervanger wordt gewoon beschouwd zoals andere werknemers.

De betrokken werknemer moet onmiddellijk het werk hervatten. Als deze de studies beëindigt, zegt u de vervanger op of kan u een verbrekingsvergoeding uitbetalen. U moet hierbij de algemeen geldende regels volgen. U contacteert zo snel mogelijk het Maribelfonds.

De vervangende werknemer neemt zijn vakantiedagen in onderling overleg met u als werkgever, volgens de regels geldend in de organisatie. Het is niet noodzakelijk dat de vervangende werknemer zijn vakantiedagen opneemt op het ogenblik dat de werknemer in opleiding tijdens de zomermaanden komt werken.

De persoon, die in dienst komt ter vervanging van diegene die een kwalificerend traject volgt, wordt (volledig) gefinancierd door het Sociale Maribelfonds. Deze persoon wordt niet opgenomen binnen de subsidiëring indien de werkplaats deze aanvinkt als zijnde 'Sociale Maribel kader'.

De arbeidsovereenkomst blijft verder bestaan. De uitvoering ervan wordt niet als geschorst beschouwd. De loonkost blijft volledig ten laste van u als werkgever.

Enkel de aard van de overeenkomst wijzigt. De tegenprestatie van de werknemer bestaat er in het kader van diens arbeidsovereenkomst in dat tijdens het schooljaar de afgesproken opleiding gevolgd wordt. Om dit wettelijk te regelen voegt u een, door beide partijen ondertekend, addendum bij het contract van betrokkene waarin staat dat voor de duur van de opleiding de tegenprestatie van de overeenkomst bestaat uit het volgen van opleiding.

Het volgen van de opleiding wijzigt het contractueel statuut van de werknemer niet.

De dagen waarop de werknemer les of stage heeft of moet deelnemen aan activiteiten die de school organiseert, worden beschouwd als arbeidsdagen.

Gezinszorg: Neen, enkel de dagen waarop uw werknemer naar de les of stage gaat, moet u beschouwen als gewerkte dagen/uren.

Andere sectoren: De schoolvakantiedagen die plaatsvinden in de loop van het schooljaar, dat ingaat vanaf de eerste schooldag tot ten laatste 30 juni, moet u beschouwen als gewerkte dagen.

Omdat de werknemer voor de dagen waarop hij/zij les of stage volgt, alsook voor de dagen van deelname aan schoolactiviteiten en voor de schoolvakanties in de loop van het schooljaar, loon ontvangt, beschouwt de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid deze als arbeidsdagen.

Voor het RIZIV telt de werknemer mee voor de berekening van de personeelsnormen in het kader van de zorgforfaits. De plaatsvervanger moet evenwel apart opgegeven worden in het vak bestemd voor Sociale Maribelwerknemers. 

De werknemer in opleiding blijft verder onderworpen aan de toepassing van de sociale zekerheidswetgeving voor werknemers, zoals de andere werknemers in uw organisatie.

Hoewel een deeltijds tewerkgestelde werknemer een voltijdse opleiding volgt, ontvangt die tijdens de opleiding verder loon, gebaseerd op de arbeidstijd vermeld in de arbeidsovereenkomst.

Wanneer een werknemer in opleiding deeltijds loopbaanonderbreking geniet, wordt hij/zij slechts vergoed voor het gepresteerde gedeelte. Als de werknemer de loopbaanonderbreking wil stopzetten, moet u als werkgever, hiermee akkoord zijn en moeten de klassieke regels ter zake gevolgd worden.

De werknemer in opleiding ontvangt de baremieke wedde, alsook de meeste vergoedingen waarop recht, ingevolge de arbeidsovereenkomst en de geldende sectorale collectieve arbeidsovereenkomsten. Zo ontvangt de werknemer vb. de eindejaarspremie, haard- of standplaatsvergoeding. De werknemer heeft echter geen recht op maaltijdcheques tijdens de opleidingsperiode. Deze loonkost blijft ten laste van u als werkgever.

Tijdens de opleidingsperiode heeft de werknemer in opleiding geen recht op een toeslag voor onregelmatige prestaties vermits deze ook niet gepresteerd worden.

Gezinszorg: de werknemer in opleiding heeft tijdens de opleiding recht op tussenkomst in de vervoersonkosten van u als werkgever. Er moet echter wel gekozen worden voor de meest voordelige optie.

Andre sectoren: de werknemer in opleiding heeft tijdens de opleiding geen recht op tussenkomst van u als werkgever in de vervoersonkosten.

Omdat de opleiding beschouwd wordt als gewerkte dagen, lopen zowel de baremieke als de dienstanciënniteit verder tijdens de opleidingsperiode.

De werknemer in opleiding die op het ogenblik van zijn eerste inschrijving in de school nog een saldo aan vakantiedagen heeft, moet deze dagen opnemen vóór 31 december (als hij zijn studies staakt), ofwel moet u deze op 31 december vergoeden (enkel vakantiegeld).

Omdat de opleiding beschouwd wordt als effectieve prestaties, heeft de werknemer in opleiding het recht om de vakantiedagen, verworven tijdens het vorige vakantiedienstjaar op te nemen tussen het einde van het schooljaar (in principe vanaf 1 juli) en de eerste dag van het volgende schooljaar. De eigenlijke vakantieperiode tijdens de zomermaanden wordt in onderling akkoord tussen u als werkgever en de werknemer bepaald, volgens de regels geldend in de organisatie.

Ja, met uitzondering van de overeengekomen dagen jaarlijks verlof, moet de werknemer in opleiding arbeidsprestaties verrichten in uw organisatie tijdens de zomermaanden.

Examens afleggen in een tweede zittijd moet gebeuren in het afgesproken jaarlijks verlof van de werknemer in opleiding. U moet hiervoor als werkgever geen extra verlofdagen toekennen.

De werknemer in opleiding mag in de cursussen en stages niet ongewettigd afwezig zijn voor meer dan 1 tiende van de duur ervan. Is dit wel het geval, dan bent u als werkgever gerechtigd om de werknemer gedurende het volgende trimester het loon te ontzeggen.

De werknemer in opleiding heeft het recht om afwezig te zijn uit de organisatie vanaf de eerste dag van de opleiding tot ten laatste 30 juni van het lopende schooljaar. De controle van de nauwgezetheid op school slaat enkel op de dagen dat er werkelijk les wordt gegeven. De weknemer bezorgt u deze attesten.

Ingeval van ziekte of ongeval gelden dezelfde regels als voor uw overige werknemers (attest van ziekte, werkgever verwittigen, gewaarborgd loon,... ). Ook moet de werknemer de school verwittigen. Ingeval van ziekte van de werknemer, financiert het Sociaal Fonds zijn vervanging alleen voor de periode waarvoor u als werkgever verplicht bent het gewaarborgd loon uit te betalen.

De bescherming bij arbeidsongevallen strekt zich uit tot de extra muros opleidingen en tot de weg van en naar deze opleiding, inclusief stageplaatsen. Valt de opleiding buiten de gewone werkuren, dan is het raadzaam uw verzekeraar hierop attent te maken.

Voor de schade die buiten of boven de bescherming van de arbeidsongevallenwetten ligt, hebben slachtoffers rechten tegenover een aansprakelijke derde (namelijk de onderwijsinstelling).

Voor zwangere werkneemsters in opleiding geldt dezelfde reglementering als voor zwangere werkneemsters in de organisatie (verwittiging werkgever, arbeidsgeneesheer,... ). In verband met eventuele preventieve verwijdering bij stage wordt het beleid van de school gevolgd. De werkneemster moet u als werkgever op de hoogte brengen van de beslissing van de school of de stageplaats.

De werkneemster kan de opleiding opnieuw aanvatten het volgend startmoment van de school, mits een gemotiveerd schrijven wordt gericht aan VIVO (Ter attentie van Team Onderwijs-Arbeidsmarkt).

Tijdens het lopend schooljaar mag de werknemer in opleiding niet meer in uw organisatie tewerkgesteld worden, tenzij hij/zij niet voltijds naar school gaat. Bovendien komt de werknemer terug werken tijdens de zomermaanden, uitgezonderd de overeengekomen dagen waarop de werknemer jaarlijks verlof neemt.

De werknemer in opleiding is niet verplicht om de stages, vereist voor het behalen van het diploma, in uw organisatie te lopen. Het mag wel eventueel.

Als de werknemer in opleiding de opleiding staakt of afgerond heeft, heeft die het recht om terug tewerkgesteld te worden in uw organisatie en in de functie die vóór aanvang van de opleiding werd uitgeoefend. Maak evenwel op voorhand duidelijke afspraken of er mogelijkheid is om door te groeien naar de functie waarvoor de kandidaat studeerde.

Het project 'VIA Vorming Hogerop' voorziet geen speciaal beschermingsstatuut ter zake.

Gezinszorg: Als werkgever betaalt u het inschrijvingsgeld en neemt u maximaal 200 € bijkomende kosten (gefactureerd door de school), voor uw rekening. Dit wordt jaarlijks door VIVO aan u doorgefactureerd.

Andere sectoren: De vormingsfondsen van de betreffende sectoren nemen het inschrijvingsgeld voor hun rekening en maximaal 200 € bijkomende kosten (gefactureerd door de school).

De werknemer in opleiding verliest het recht op betaalde afwezigheid bij niet slagen in tweede zittijd voor de opleiding. In enkele uitzonderlijke gevallen kan de stuurgroep van het project 'VIA Vorming Hogerop' zich uitspreken over een eventueel recht op herkansen. Bijvoorbeeld na langdurige ziekte. 

Een werknemer in opleiding, die een mandaat van werknemersafgevaardigde heeft in het CPBW, de ondernemingsraad of syndicale delegatie, blijft tijdens de opleiding de bescherming genieten, maar zetelt niet als effectieve in de voormelde organen.

De werknemer in opleiding mag geen nieuwe winstgevende activiteit uitoefenen als zelfstandige, als werknemer of in het kader van een statuut van uitzendkracht. Onder 'nieuw' wordt verstaan, de activiteit die de werknemer voor het eerst uitoefent na de aanvaarding van zijn selectie voor het project.

Neen, u hebt dit recht niet. Doet u dit toch, dan behoudt het financierende Fonds zich het recht voor om de uitbetaalde bedragen ter financiering van de loonkosten terug te vorderen.

Neen. Als het Sociaal Fonds een dergelijke overeenkomst in bezit krijgt, dan zal het Fonds de uitbetaalde bedragen ter financiering van de loonkosten terugvorderen.

Binnen de 15 dagen na het einde van de opleiding moet de werknemer in opleiding u een beoordelingsattest of diploma voorleggen. Als een tweede zittijd moet worden afgelegd, overhandigt hij/zij u binnen de 15 dagen een attest waaruit de herexamens blijken.

Binnen de 5 dagen na het einde van de tweede zittijd, overhandigt de werknemer u een attest van welslagen of mislukken in de opleiding.

De cursist verwittigt u onmiddellijk. De dag nadat de werknemer in opleiding de opleiding stopt, moet hij weer komen werken. Hij bezorgt u een attest van nauwgezetheid waarop de school onderaan de laatste schooldag vermeldt. Eens afgehaakt, kan deze werknemer later geen opleiding meer volgen in het kader van 'VIA Vorming Hogerop'.