Traject Communicatie & Feedback

• Leven er onuitgesproken verwachtingen in het team?
• Voel je onderliggende spanningen of conflicten binnen of tussen teams?
• Is er weinig transparantie over veranderingen of beslissingen?
• Hebben medewerkers moeite met het geven en nemen van constructieve feedback?

Als je je herkent in één van deze vragen, dan biedt dit traject jou handvaten.

Leidinggevenden spelen een sleutelrol in dit traject: zij geven het goede voorbeeld in communicatiestijlen en zorgen voor een veilige omgeving waarin iedereen open durft communiceren. Het is cruciaal dat de rest van het team ook versterkt wordt in communicatievaardigheden om de samenwerking te bevorderen.

• Leidinggevenden, coördinatoren trekken het traject en nemen deel aan sessies om communicatieve vaardigheden te versterken
• Medewerkers nemen deel aan sessies om communicatieve vaardigheden te versterken
• Een procesbegeleider of trainer kan het proces helpen ondersteunen met een externe blik: informatie structureren, advies geven, spanning verminderen, processen optimaliseren, etc.

Een traject voor in communicatie & feedback loopt van enkele weken tot enkele maanden, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Het in stand houden van open communicatie en feedback vraagt echter blijvende aandacht: communicatie is een vaardigheid die je moet blijven oefenen en trainen.

• Gedragenheid van directie en leidinggevenden
• Transparantie over de doelstellingen en het waarom van dit traject
• Een facilitator die de workshops of trainingen kan geven en leiden. Maak zeker de reflectie om beroep te doen op een externe facilitator voor dit proces. Zij brengen objectiviteit en een neutrale blik, verminderen spanningen tussen personen en brengen meer expertise binnen.

Vooraleer je aan de slag gaat met workshops, is het goed om het team onder het vergrootglas te nemen. Ga in gesprek met het team over teamwerking, sterktes en valkuilen. Breng de problemen en behoeften op vlak van communicatie in kaart. Stel de volgende vragen: is er een gemeenschappelijk doel binnen het team? Waarom zijn we een team? Wat zijn de voordelen van een sterk team? Wat typeert een sterk team? Hoe kan ik bijdragen aan een sterk team? Wat zijn de communicatiepatronen en interactiestijlen?

Volgende methodieken kunnen daarbij helpen:

• Pep je team: hiermee geef je een boost om mee te stappen in een veranderingsproces. Er zijn 2 oefeningen waarmee je op een waarderende manier kan reflecteren over sterktes in een team en waar ze op botsen.

  • Pep je team - Wat kan beter: om te achterhalen waar een team op botst aan de start van verandering. Verwijs tijdens het veranderingsproces regelmatig naar de uitkomst van deze oefening. Zo herkennen medewerkers dat iedere actie onderdeel is van een grotere geheel, van een proces.

  • Pep je team - Ta-Da: om op te sommen wat je als team al bereikt heb en waar je trots op bent.

• Teamtalk over gezond telewerken. Telewerk kan namelijk ook spanningen met zich meebrengen en vergt extra aandacht voor goeie afspraken.

• Olifant in de kamer: deze kaartenset helpt teams om kleine en grote olifanten in de kamer op te sporen, interactie en verbinding te stimuleren, makkelijker in gesprek te gaan over moeilijke kwesties, zaken bespreekbaar maken,, krachten te bundelen, … Het nodigt teamleden uit om vragen aan elkaar te stellen die verbinden en verdiepen. Zo halen teams meer plezier uit de samenwerking en leer je van elkaar.

Is dit gesprek te uitdagend om intern te faciliteren? Overweeg dan om een trainer of procesbegeleider in te schakelen die jullie helpt in dit traject.

Neem een kijkje op onze ondersteuningspagina om een lijst te zien van mogelijke aanbieders.

Neem hieronder een kijkje naar de verschillende mogelijkheden om te werken aan communicatie in de organisatie. Wat helpt jullie team het meeste vooruit? Welke aanpak werkt het best in jullie team?

• Workshops om communicatiestijlen te herkennen
• Training in feedback geven en ontvangen
• Intervisie om te reflecteren in het team

Maak vervolgens een planning met de nodige workshops/intervisies/trainingen.

De Roos van Leary helpt om interpersoonlijke relaties en gedragingen te begrijpen. Het model verdeelt gedrag in dimensies; het bestaat uit een cirkelvormig diagram met twee assen voor interpersoonlijke gedragingen: Dominantie (Boven) versus Onderwerping (Onder) en Samenwerking (Samen) versus Tegenwerking (Tegen). Hierdoor ontstaan vier kwadranten die elk een specifieke interactiestijl representeren. Door inzicht in deze dynamieken te krijgen, kunnen teams en individuen effectiever samenwerken en communiceren. De roos van Leary is gericht op het begrijpen van wederzijdse beïnvloeding in communicatie., alsook deze interacties beïnvloeden

• Doe een korte test
• Lees in het kort hoe de roos van Leary werkt
• Lees uitgebreid hoe de roos van Leary werkt met het boek ‘De roos van Leary - Interactiekunde voor professionals’ van Bert van Dijk en Anne-lies Hustings. Dit boek beschrijft diepgaand het model opdat professionals het kunnen toepassen.

“Het doel van geweldloze of verbindende communicatie is contact maken met jezelf en anderen. In die verbinding ontstaat ruimte om zowel je eigen behoeften te vervullen als die van de ander. Geweldloos communiceren helpt je leven in harmonie met respect voor jezelf en anderen en om met verschillen om te gaan. Het is een heel belangrijke vaardigheid om gewenst gedrag te installeren.Verbindende communicatie … Verbindend communiceren om conflicten op een respectvolle manier op te lossen, om gesprekken te baseren op empathie en begrip.” (website ICOBA)

• Lees op de website van ICOBA de basis en stappen van verbindende communicatie
• Wil je concreet aan de slag? Neem een kijkje bij het opleidingsaanbod van VIVO of andere partners om een vorming te volgen. 

Dit is geen communicatiestijl op zich, maar helpt medewerkers in hun mindset. Het is een gedachtenexperiment dat optimisme kan vergroten, wat een positief effect heeft op de interacties op de werkvloer.

• Maak gebruik van deze korte oefening

Het DISC model focust op persoonlijke communicatiestijlen en helpt individuen om de eigen stijl te herkennen en aan te passen. DISC is een toegankelijke tool om zaken bespreekbaar te maken. Het toont hoe gedrag wordt voorspeld door de vier DISC-factoren Dominantie, Invloed, Stabiliteit en Consciëntieusheid.

• Lees meer over communicatiestijlen

• Doe een korte DISC test

• Volg een workshop met je team 

Let op: er komt ook veel kritiek op het DISC-model. Het is niet wetenschappelijk bewezen dat DISC gedrag echt zou voorspellen. Daarnaast is het model nogal simplistisch door ons gedrag in te delen in vier kleuren. Tegelijk vormt de simpliciteit net de reden waarom het model nog vaak gebruikt wordt: het model is makkelijk te begrijpen en blijft herkenbaar voor veel mensen. Het kan dus nog steeds nuttig zijn om het gesprek te openen in teams of om bewustzijn te creëren over verschillende stijlen. 

HEXACO is een alternatief dat wél wetenschappelijk gefundeerd is: het is een uitbreiding op het Big Five model en meet zes dimensies (honesty, emotionality, xtraversion, conscientiousness, openness). Dit model geeft ook inzicht in menselijk gedrag, maar is iets complexer en diepgaander. 

• Vul hier de HEXACO-test in

• Communiceer volgens het FLIRT-principe
  • F = geef enkel de feiten weer
  • L = luister naar hoe de ander naar deze feiten kijkt
  • I = geef de impact die het gedrag van de persoon op jezelf en anderen heeft mee
  • R = laat ruimte voor de ander om te reageren
  • T = formuleer een concrete en duidelijke taak voor de toekomst
• Communiceer volgens het LSD principe
  • Luisteren: met volle aandacht, open houding en toon dat je geïnteresseerd bent. Lichaamstaal is veelzeggend!
  • Samenvatten: maak een overzicht voor allebei, dit toont aan dat je geluisterd hebt, helpt jou de belangrijkste punten te onthouden
  • Doorvragen: vraag gericht door om verdieping te krijgen, zo kom je tot het echte probleem
• Gesprekstechnieken leer je door te doen. Er zijn dagelijks genoeg gespreksmomenten om dit toe te passen. Je hoeft niet direct alle onderdelen in hetzelfde gesprek toe te passen.
• Oefen door middel van rollenspellen op feedback. Gebruik hiervoor realistische scenario's en echte cases uit de praktijk: dat maakt de transfer naar de werkvloer makelijker. Laat teamleden op voorhand nadenken welke cases ze willen bespreken; dan kan de facilitator de meest relevante cases selecteren. 
• Download hier slides om een workshop rond feedback te geven

Deep democracy is een methodiek die werd ontwikkeld door Greg en Myrna Lewis in de jaren ’90. De essentie van Deep democracy gaat verder dan traditionele inclusiviteit en legt de nadruk op meerstemmigheid; namelijk het horen en erkennen van alle stemmen. Dat leidt tot collectieve wijsheid, innovatie en meer welzijn, en ondersteunt inclusieve besluitvorming en effectieve conflicthantering. Deep democracy heeft een diep filosofische basis en maakt gebruik van praktische tools, verhelderende metaforen en menselijke vaardigheden/basishoudingen/ metaskills.

Deep democracy kan je inzetten voor efficiënter samenwerken, navigeren van conflicten, stimuleren van veiligheid en vertrouwen, faciliteren van gedragen beslissingen of begeleiden van verandering.

Onderstaande organisaties bieden begeleiding en workshops in deep democracy:

• Hummus - The Art of Deep Democracy
• MEDIV

Het Joharivenster helpt om communicatie beter te begrijpen en feedback te geven; geeft inzicht in je blinde vlekken. Het Johari-venster visualiseert het effect van feedback geven en ontvangen. Het venster is een schematische weergave van de vier elementen van iemands persoonlijkheid en gedrag, zoals hij of zij dit zelf ervaart en zoals anderen dit waarnemen.

• Bekijk deze video hoe het Joharivenster werkt
• Lees deze website over hoe je Johari inzet
• Download een sjabloon van het Joharivenster

Waarderen - betrokken confronteren- uitdagen is een manier van feedback geven, die geïnspireerd is op het Inspirerend Coachen (Jef Clement), maar ook in andere omgevingen gebruikt kan worden. Door de drie elementen toe te passen in feedback, ontstaat er een grote bereidheid tot leren en veranderen, een grotere motivatie en inzet. Het kan gebruikt worden om elkaar te waarderen, uiten van bedenkingen, en om elkaar te versterken als team. (bron: Merging Minds).

1. Waarderen en bekrachtigen is een aspect van feedback waarbij je veelvuldig bevestiging geeft door klein en concreet te benoemen wat goed of sterk is: een idee, een voorstel, een vraag, iemands inzet, enthousiasme, durf of initiatief,… Bekrachtigen gaat over bewust sterktes in de verf zetten en ondersteunen. Door te waarderen en bekrachtigen leg je een basis om vertrouwen te laten groeien en ieders talenten te versterken. Daarbij sta je als coach model, niet alleen in het geven, maar ook in het ontvangen en echt aannemen ervan.
2. Betrokken confronteren is een tweede vorm van feedback, waarbij je ook zegt wat je niet ziet zitten, waar je het niet mee eens bent, wat je niet juist of effectief vindt of zou willen bijsturen. Daarbij leer je confronteren op zo een manier dat je de relatie overeind houdt. Zo breng je de samenwerking niet in het gedrang, maar versterkt je ze net. Kritische feedback veelvuldig klein en concreet geven en die zelf ook verwelkomen, zorgt ervoor dat je geen kritiek meer hoeft in te houden of op te stapelen.
3. Uitdagen gaat over aanmoedigen om grenzen te verleggen en daarbij de nodige ondersteuning aanbieden. Bijvoorbeeld vat je diversiteit werkelijk breed op, leg je de lat consistent hoog voor elke leerling, stimuleer je om leerlingen, ouders en andere partners voluit te betrekken en moedig je ambitieuze acties die streven naar inclusie aan. Daarbij ondersteun je collega’s zodat ze hun zelfvertrouwen vergroten en goesting krijgen om daarin verantwoordelijkheid op te nemen en uit te breiden. (bron: Potential to Teach)

>>> Doe de oefening

Wanda staat voor ‘Waarderen, ANalyseren en DAden’. In plaats van meteen te reageren neem je eerst een stap terug. Het is een methode om het reflecteren in groep te ondersteunen op een waarderende manier. Merk je interne spanningen of negativiteit in teams? Dan is deze methodiek - die bovendien breed inzetbaar is - een hulpmiddel.

• Bestel de Wanda toolbox en handleiding
  • De handleiding vertelt hoe je waarderende praktijkanalyse om te beginnen kunt introduceren en nadien kunt begeleiden. Je ontdekt de vijf bouwstenen van waarderende praktijkanalyse en de randvoorwaarden. Je krijgt zicht op de voorbereiding die nodig is, zicht op de terugkerende fasen van elke sessie en op de aspecten die je achteraf moet opvolgen. Ook de verschillende rollen van de analysebegeleider komen aan bod.
• Lees meer over Wanda(training)

De fases van teamontwikkeling helpen je begrijpen waarom mensen bepaald gedrag vertonen en vertellen je welk gedrag je vervolgens zelf moet vertonen om de ontwikkeling van het team te stimuleren. Het gedrag van teamleden, en daarmee het patroon van het team als geheel, is namelijk heel voorspelbaar. Teams doorlopen vier fases. Het is van belang om te weten in welke fase het team zit, want elke fase heeft zo zijn eigen patronen en vraagt een ander type leiderschap en begeleiding. Door te weten in welke fase je team zich bevindt, krijg je informatie over welk type begeleiding het nodig heeft.

• Ga aan de slag met de fasen van teamontwikkeling en breng je team naar de volgende fase

Intervisie is een…

• Gestructureerd, zelfsturend leerproces
• ter vergroting van de professionele effectiviteit
• d.m.v. collegiale, onderlinge coaching (en advies)
• aan de hand van concrete werksituaties

Er zijn verschillende methodieken om een intervisie te houden met je team, maar de OASE methodiek is een van de meest gekende.

• Download slides om een OASE-intervisie te houden
• Download een handleiding om de OASE-methodiek toe te passen.

Wil je toch aan de slag met andere methodieken? Download dan hier de schatkist aan intervisiemethodieken.

Zorgverleners komen vaak op verschillende momenten in contact met dezelfde zorgontvanger. Een vlotte samenwerking verbetert de zorgverlening, maar het is niet altijd gemakkelijk om onderling optimaal te communiceren.  Dit nieuwe spel voor zorgprofessionals en zorgstudenten creëert inzicht en bewustzijn binnen zorgorganisaties in interprofessionele samenwerking. Tijdens het spelen van Samen Werkt?! krijgen deelnemers de theorie over interprofessioneel samenwerken op een leuke, directe manier mee. Ze leren de vijf bouwstenen kennen, krijgen tips mee en beleven het effect van interprofessionele samenwerking in de zorg.

• Speel het Samen Werkt! spel

Onderstaande vragen helpen jullie als team verder op weg: bespreek deze in groep, kom tot een consensus en hang deze afspraken ergens uit in de organisatie op een zichtbare plaats. Zo kan je altijd terugkomen op deze afspraken.

Verzamel feedback over het traject, de opleiding, de workshops, … en evalueer hoe dit is gelopen.

• Wat was een grote meerwaarde? Wat hebben jullie gemist in een traject? S
• welke veranderingen hebben plaatsgevonden? hoe loopt de communicatie in het team nu? Op welke zaken wil het team nog verder zetten? Waar is nog ruimte voor groei?
• Hoe kan de leidinggevende hierin ondersteunen?

Stuur bij waar nodig door extra sessies te organiseren, met een andere opleider in zee te gaan of een andere aanpak te kiezen.

Zorg voor betrokkenheid op lange termijn - met een actieplan verduurzaam je de resultaten uit sessies en maak je een planning om het consequent te blijven toepassen.

• Wees consequent: gebruik de geleerde skills bij situaties, veranderingen, activiteiten, …
• Toon als leidinggevende het goede voorbeeld in communicatie en feedback
• Gebruik een RACI model om verantwoordelijkheden en taken helder te verdelen binnen de organisatie: zo weet iedereen welke rol ze spelen in het bijdragen aan de communicatie- en feedbackcultuur.

Feedback geven is een vaardigheid die je moet blijven oefenen - met vallen en opstaan! Je communicatiecultuur zal niet veranderen met 1 of 2 workshops. Blijf deze skills oefenen door regelmatig sessies en workshops te organiseren voor medewerkers.

• Lees hier de ingrediënten voor een positieve feedbackcultuur