Traject individuele groei en ontwikkeling

Met dit traject stimuleer je medewerkers in hun individuele professionele groei. Zo zorg je ervoor dat medewerkers gemotiveerd en competent aan boord blijven. Door voldoende aandacht voor individuele groei en levenslang leren is er meer betrokkenheid, grotere motivatie en minder uitval.

Resultaten uit dit traject

✔︎ Een gesprekkencyclus voor regelmatige groeigesprekken

✔︎Persoonlijke Ontwikkelingsplannen voor medewerkers

✔︎ Een onboardingtraject voor nieuwe medewerkers

✔︎ Een opleidingsplan voor je organisatie

 

Is het groeitraject iets voor jouw organisatie?

Bekijk eerst deze korte video:

  • Merk je gebrek aan motivatie bij medewerkers, of nemen medewerkers weinig initiatief in hun leren en ontwikkelen?
  • Is er onduidelijkheid over doorgroei- of ontwikkelingsmogelijkheden (perspectieven) in de organisatie?
  • Mis je een kader om leernoden te bevragen en een strategisch leeraanbod te organiseren?
  • Zijn functioneringsgesprekken ongestructureerd of meer gericht op prestaties dan ontwikkeling?

Als je je herkent in één van deze vragen, dan biedt dit traject handvaten.

Een traject rond individuele groei duurt van enkele weken tot enkele maanden, afhankelijk van de grootte van je organisatie, exacte behoeften en welke stappen je wenst te nemen. Het ontwerpen van een onthaaltraject, gesprekkencyclus of opleidingsplan kan in enkele weken gebeuren, maar het implementeren van deze processen vraagt blijvende aandacht of moet bijgestuurd worden na een try-out periode.

  • Directie en/of HR trekken het traject: zij zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor een visie op leren en ontwikkelen in de organisatie, het opleidingsplan en stimuleren een omgeving waarin leren en ontwikkelen aangemoedigd wordt. 
  • Leidinggevenden, teamleiders of coördinatoren zijn ook cruciaal in het stimuleren van groei bij medewerkers: zij voeren bijvoorbeeld functioneringsgesprekken, onthalen nieuwe medewerkers, coachen medewerkers en detecteren opleidingsbehoeften.
  • Medewerkers geven input via bevragingsformulieren, geven feedback op nieuwe methoden en nemen zelf initiatief voor hun leren en ontwikkelen. 
  • Een procesbegeleider kan het proces helpen ondersteunen met een externe blik: informatie structureren, advies geven, spanning verminderen, processen optimaliseren, etc.

Het traject werkt het beste wanneer het volgende al aanwezig is:

  • tijd om met elkaar op participatieve wijze aan de slag te gaan
  • betrokkenheid bij leren en ontwikkelen, openheid voor feedback en verbetering
  • een basis in competentiebeleid (zie traject Competentieontwikkeling)
  • een duidelijke organisatorische structuur en visie op de organisatie (zie traject Visieontwikkeling)

Stappenplan

Op basis van de vele trajecten rond individuele groei vind je hieronder een voorbeeldtraject. Verschillende organisaties volgden deze aanpak, maar het is aan jou om aan te voelen wat werkt voor jouw organisatie. Per stap vind je tips, suggesties en tools.

Maak helder waarom je als organisatie aan groei wil/moet werken: wat is de uitdaging en wat wil je bereiken voor wie? Wat is er al en wat ontbreekt nog? Afhankelijk daarvan zijn één of meerdere stappen hieronder relevant.

Heb je nood aan externe begeleiding om je visie te ontwikkelen? Laat je dan begeleiden door externe experten.

1️⃣ Onthaaltraject voor nieuwe medewerkers

Ontwikkel een onthaaltraject om nieuwe medewerkers snel vertrouwd te maken met de organisatie en hun rol

Beoogd resultaat

Deze stap leidt tot een uitgewerkt onthaalbeleid voor de organisatie.

Tips en tools

Een onthaaltraject is enerzijds gericht op het wegwijs maken in de organisatie, maar is anderzijds een cruciaal onderdeel van iemands individuele groei. De onboarding vormt het startpunt van een langer ontwikkeltraject in de organisatie: het legt de basis voor competentieontwikkeling, versnelt de leercurve en geeft inzicht in de functie. Na de onboarding komt een medewerker in de reguliere ontwikkelingscyclus terecht met bijvoorbeeld regelmatige groeigesprekken. Met een warm welkom voelen medewerkers zich bovendien gewaardeerd en gesteund, wat zich zal vertalen in een grotere motivatie om te groeien.

>>> Lees meer over het belang van een onthaalbeleid

Het is een grote hulp als je onthaalprocedure gestructureerd en gestroomlijnd is voor elke nieuwe medewerker. In de onthaalprocedure leg je het traject vast dat een nieuwe medewerker doorloopt bij opstart. In deze procedure bepaal je wie er allemaal betrokken is bij het onthaal en wat hun verantwoordelijkheden zijn. Om het overzicht te bewaren, werk je best een onthaalchecklist uit, met per stap de verantwoordelijke personen, to do’s en timings. Zo voorkom je dat je informatie niet of dubbel geeft.

Vooraf zal je al administratieve voorbereidingen treffen (contracten, werkmaterialen, toegangsrechten) en een welkomstbericht sturen (zoals dagplanning, werktijden en lunchafspraken). Gedurende dag 1, week 1, maand 1 neem je de nieuwe medewerker op sleeptouw doorheen de organisatie:

  • (Informele) kennismaking met collega’s
  • Toelichting van de missie, visie en waarden van de organisatie (en de rol van de medewerker hierin). Toelichting van de organisatiestructuur (organigram)
  • Rondleiding op de werkplek
  • …

Bekijk hier twee voorbeelden van zo’n checklist.

Naast een checklist werk je ook een welkomstbrochure/onthaalbrochure uit: in de onthaalbrochure staat informatie over de praktische kant van het werken in de organisatie. Denk maar aan veiligheidsmaatregelen, telefoonlijsten, vakantieregeling, … Ook de missie en visie kan je hierin toelichten. Deze brochure vormt ook een handig instrument voor het onthaal van jobstudenten, stagiaires, vrijwilligers, en uitzendkrachten (Waardevolwerk)

Een peter of meter onthaalt nieuwe collega’s op het werk: die maakt de collega vertrouwd met de organisatiecultuur, ongeschreven regels, normen en waarden, en allerlei andere praktische zaken. Gespreid over een aantal dagen, weken of maanden begeleidt de peter of meter de nieuwe medewerkers bij het kennismaken met collega’s, de organisatie en alles wat bij het werk komt kijken. Zo zorg je ervoor dat het team de nieuwe medewerker sneller opneemt (Waardevolwerk).

Bovendien stimuleert een peter of meter de groei van een nieuwe medewerker door begeleiding, coaching en feedback.

Tijdens een goed onthaaltraject wordt vaak besproken wat de medewerker verwacht van de functie en hoe deze aansluit bij zijn of haar ambities. Nieuwe medewerkers zijn namelijk geen onbeschreven blad: ze hebben een rugzak met kennis en ervaringen mee, en gewoonlijk ook een aantal blinde vlekken. Bekijk op welke vlakken de nieuwkomer nog moet bijleren. Bespreek ook met de nieuwe medewerker op welke vlakken hij of zij zich nog verder wilt ontwikkelen (Waardevolwerk). Dit helpt medewerkers om bewust te worden van hun persoonlijke ontwikkelingsdoelen. Ga in gesprek met de medewerker over:

  • Verwachtingen van de functie: wat zijn de nodige vaardigheden, taken, rollen in de functie? Hoe ziet het competentieprofiel/de functiebeschrijving eruit? Hoe sluit dit aan bij de talenten en ambities van de medewerker?
  • Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling: hoe kan je leren en ontwikkelen in de organisatie? Wat zijn de afspraken rond opleiding en feedback?
  • Eventuele opleidingsnoden: waar wil of moet de medewerker nog in groeien? Informatie uit de selectieprocedure kan hierbij helpen.

Noteer de informatie uit het gesprek in een persoonlijk ontwikkelingsplan (zie volgende stap voor meer info over het POP).

  • Stel eerste doelen: maak samen haalbare korte-termijndoelen voor de eerste weken of maanden
    • vb. formele training of opleiding volgen
    • vb. informeel leren: werkplekleren, leren van collega’s, observeren, meevolgen, nieuwe tools aanleren, zelfstudie, …
  • Houd regelmatig check-ins om voortgang en verdere behoeften te bespreken: vb. na 1 week, 1 maand, 3 maanden, …

Na het onthaaltraject komen medewerkers terecht in de reguliere ontwikkelingscyclus met bvb. regelmatige groeigesprekken/functioneringsgesprekken.

Evalueer de onboarding zelf via een korte bevraging of gesprek met de medewerker:

  • Hoe werd het onthaaltraject ervaren?
  • Hoe verliep het contact met de peter/meter/mentor?
  • Wat ging goed? Wat heeft de medewerker gemist?

Pas het onthaaltraject aan waar nodig (vb. informatie toevoegen in de brochure, de checklist uitbreiden, informatie centraliseren, peter-meterschap rollen verduidelijken, …).

2️⃣ Gesprekkencyclus

Ontwikkel een gesprekkencyclus op maat van jouw organisatie om gestructureerd in gesprek te gaan over groei.

Beoogd resultaat

Deze stap leidt tot een gesprekscyclus op maat van jouw organisatie (ritme, type en doel van gesprekken).

Tips en tools

De gesprekkencyclus structureert feedback, zet ontwikkeling letterlijk op de agenda, creëert een cultuur van leren en versterkt de relatie tussen medewerker en leidinggevende. Er bestaan echter heel veel soorten gesprekken, met verschillende doelen en inhoud. Het is bijvoorbeeld belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen evaluatiegesprekken (terugblik, beoordeling op prestaties) en functioneringsgesprekken/ontwikkelingsgesprekken (vooruitblik, dialoog over groei). Hoe ontwikkel je nu een cyclus die het best past bij jouw organisatie?

Voordat je aan de slag gaat met een (nieuwe) gesprekkencyclus, neem je volgende stappen:

  • Analyseer de huidige situatie: welke gesprekken vinden al plaats? Met welk ritme? Gebeurt dit eerder informeel of formeel? Wat is de tijdslijn van de cyclus?
  • Verzamel bestaande documenten, sjablonen, informatie, …
  • Duid een trekker aan en stel een werkgroep samen die de schouders wil zetten onder dit initiatief. Breng een vijftal personen bijeen en zorg ervoor dat er een variatie is aan betrokken mensen (directie, leidinggevenden, medewerkersvertegenwoordigers, HR-verantwoordelijke, …) om de nodige input te krijgen.

Download hier een draaiboek voor de kickoff workshop. Het einddoel van deze workshop is een timeline kunnen voorleggen aan leidinggevenden.

  • Stap 1: structuur aanbrengen in gesprekkencyclus. Neem met de werkgroep de huidige gesprekscyclus onder de loep, die de trekker in de vorige stap al in kaart bracht:
    • Wat is er al?
    • Wat werkt wel en wat werkt niet? Wat zijn tegenstrijdigheden of tekortkomingen nu? Wat wil je meenemen?
  • Stap 2: GO or NO GO. Bekijk met de werkgroep de mogelijkheden in gesprekstypes.
    • Neem je dit type gesprek op of niet?
    • Sluit het doel en de inhoud aan bij jullie doelstellingen/mogelijkheden/visie?
    • Wat wil je bereiken met dit gesprek? (evaluatie, persoonlijke ontwikkeling?)
    • Welke onderwerpen komen aan bod?
  • Stap 3: Beslissingen. Bepaal met de werkgroep per gesprek hoe je dit wil vormgeven.
    • Is er een procedure beschikbaar?
    • Wie voert het gesprek met wie?
    • Wie maakt verslag?
    • Is er een sjabloon beschikbaar?
    • Welke mogelijke methodieken bestaan?
    • Wie volgt tussentijds op?
    • Welk eigenaarschap wordt verwacht van de medewerker?
    • Hoe frequent/met welk ritme voeren we het gesprek?
    • Is dit de juiste term of kiezen we voor een andere term die beter aansluit bij onze visie?µ
  • Stap 4: Maak de tijdslijn. De trekker(s) maakt op basis van al deze input een overzichtelijk visueel overzicht van de cyclus.

Vraag feedback aan leidinggevenden. Dit kan ofwel via een fysieke bijeenkomst, ofwel via digitale weg. Zij evalueren op

  • Haalbaarheid
  • Relevantie
  • Volledigheid
  • Methodieken

Op basis van hun feedback pas je de cyclus aan waar nodig.

Nu de cyclus op zich klaar is, kan je de nodige sjablonen, richtlijnen, templates, vragenlijsten en voorbeeldvragen uitwerken. Put hiervoor inspiratie uit bestaande bronnen of klop eens aan bij een bevriende organisatie om hun aanpak te zien!

Nu de cyclus is vormgegeven en de sjablonen klaar zijn, kan je een prototype van de gesprekscylcus proefdraaien met een klein aantal leidinggevenden en medewerkers.

  • Een kleine groep leidinggevenden en medewerkers voeren de gesprekken(cyclus) uit
  • Vraag feedback aan zowel de leidinggevende als de medewerker: wat werkt goed, wat kan beter? Hoe wordt het gesprek ervaren? Is alles duidelijk?
  • Pas de cyclus of sjablonen aan op basis van deze ervaringen

Implementeer de gesprekkencyclus in de organisatie:

  • Communiceer intern naar leidinggevenden en medewerkers over de nieuwe cyclus. Geef toelichting over de doelen, inhoud, ritme en rollenverdeling van de cyclus.
  • Geef training aan leidinggevenden in gesprekstechnieken
  • Maak de planning op voor het komende jaar. Het gevaar is dat de gesprekkencyclus als eerste naar de achtergrond verdwijnt bij drukke momenten. Blokkeer daarom alvast een periode in de agenda’s waarin de gesprekken moeten plaatsvinden en geef priori-tijd aan de gesprekken!
  • Evalueer na de eerste volwaardige ronde. Misschien komen er na deze eerste cyclus nog extra punten van feedback; evalueer nogmaals de effectiviteit van de gesprekkencyclus en stuur bij waar nodig.

Naast de formele gesprekkencyclus is een constante cultuur van groei en feedback natuurlijk ook belangrijk. Hoe willen jullie training, coaching, feedback en mentoring stimuleren? Bekijk het traject ‘Communicatie en feedback’ om te werken aan een feedbackcultuur in jouw organisatie. Formele en informele gesprekken hangen onlosmakelijk met elkaar vast.

3️⃣ Loopbaanplanning

Faciliteer een organisatiecultuur waarin medewerkers zelf initiatief nemen voor hun groei en ontwikkeling.

Beoogd resultaat

Deze stap geeft inspiratie om medewerkers te stimuleren om eigenaarschap te nemen over hun loopbaan en ontwikkeling.

Tips en tools

Veel organisaties staan volledig achter levenslang leren en willen evolueren naar een lerende organisatie, maar botsen op obstakels. Hoe komt het dat medewerkers zelf geen initiatief nemen om opleiding te volgen? Hoe komt het dat medewerkers vastgeroest raken of geen zin hebben om te leren? Hier ligt een belangrijke opdracht voor de organisatie om een omgeving te creëren waarin medewerkers wel het eigen roer in handen durven en kunnen nemen. Hieronder staan enkele tips om proactief loopbaangedrag te stimuleren bij je medewerkers.

In kader van duurzame inzetbaarheid is het belangrijk dat medewerkers klaar zijn voor de toekomst in een snel veranderende arbeidsmarkt. Met loopbaanreflectietools krijg je meer inzicht in de talenten, competenties en loopbaan. Hieronder een paar suggesties:

In kader van duurzame inzetbaarheid is het belangrijk dat medewerkers klaar zijn voor de toekomst in een snel veranderende arbeidsmarkt. Met loopbaanreflectietools krijg je meer inzicht in de talenten, competenties en loopbaan. Hieronder een paar suggesties:

Het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) is een instrument om persoonlijke professionele groei te stimuleren en op te volgen en zo je kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Het grote voordeel van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan is dat het medewerkers stimuleert om zelf proactief na te denken over hun ontwikkeling en stappen te ondernemen. Het is een mooi instrument om te integreren in de hele HR-cyclus: bij het onthaaltraject, bij de gesprekkencyclus, opleidingsplan,… Omdat de medewerker met een POP systematisch nadenkt over zijn werk, wensen en ambities vermijd je dat de ontwikkeling ad hoc en intuïtief verloopt of stokt. Het POP bevat concrete ontwikkelingsdoelen en zorgt ervoor dat medewerkers gericht opleiding kiezen.

De ene persoon stippelt zijn loopbaan volledig uit, terwijl de ander kijkt naar kansen die zich onderweg aanbieden. Maar één ding is zeker: iedereen staat aan het roer van zijn eigen loopbaan. En ook al heeft een medewerker zijn loopbaan in eigen handen. Organisaties hebben best een zicht op loopbaanwensen van hun medewerkers. Via een loopbaanbeleid geef je als organisatie aandacht aan de inzet van je medewerkers, hun sterktes en de ontwikkeling ervan. Zo krijg je de juiste medewerker op de juiste plek én zorg je dat ze blijven. Wil je medewerkers perspectieven geven in de organisatie? Of heb je een eerder vlakke organisatie, maar wil je wel uitdaging of variatie bieden aan medewerkers? Vaak denken we klassiek in verticale loopbaanbewegingen (hoger in de hiërarchie klimmen), maar overweeg andere loopbaanbewegingen in andere dimensies.

  • Download het loopbaanmodel van Lont: dit model maakt de mogelijke loopbaanpaden bespreekbaar van een medewerker of team. Vink de voorkeuren aan of gebruik kleuren om voorkeuren aan te duiden. Verbind deze hokjes met een lijn en je loopbaanpad krijgt vorm. 

  • Lees het loopbaanwerkboek, ontwikkeld door de Vlaamse Overheid

  • Vind meer tips op Waardevolwerk.be

  • Als organisatie kan je heel wat ondernemen om de loopbaanwensen van medewerkers te matchen met de mogelijkheden van de organisatie (Verso):

    • Breng de doorgroeimogelijkheden die er in de organisatie zijn in kaart.
    • Denk eens na over welke overgangen in de organisatie of in een netwerk van zusterorganisaties in principe mogelijk zijn.
    • Maak een overzicht van de overgangen die in het verleden reeds gebeurden.
    • Ga na welke belemmeringen er bestaan voor niet gevolgde loopbaanpaden.
    • Plan eventueel acties om deze drempels weg te halen.

In kleine organisaties zijn de mogelijkheden uiteraard beperkter. Maar ook daar kan je aan de slag gaan met methodieken zoals jobcrafting.

Bij jobcrafting wordt de jobinhoud aangepast aan de kennis, vaardigheden, talenten, interesses en behoeftes van de medewerker. Het zijn aanpassingen in taken, rollen of werkrelaties om tot een beter passende jobinvulling te komen. De medewerker denkt dus proactief na over de eigen functie, talenten en interesses. Dit draagt bij aan het werkplezier en werkbaar werk. Let wel op: dit moet steeds in dialoog gebeuren tussen leidinggevende en medewerker, opdat er een balans is tussen organisatiedoelstellingen en individuele wensen.

Er bestaan verschillende vormen van jobcrafting, waaronder taakcrafting, cognitieve crafting, relatiecrafting, contextueel crafting, etc. Bovendien kan het plaatsvinden op individueel niveau of op teamniveau. Vind hier enkele tools en tips:

Het integreren van talenten in je HR-beleid is essentieel om een sterke, toekomstgerichte organisatie te bouwen. Zo verhoog je betrokkenheid, geef je meer waardering, benut je meer potentieel en behoud je talent in de organisatie. Competentiebooster vertrekt vanuit een paarse benadering: deze integreert zowel de individuele talenten van medewerkers (rood) als de nodige competenties om organisatiedoelstellingen te halen (blauw). Competenties worden gezien als ontwikkelbaar en gericht op de behoeften van de organisatie; terwijl talenten worden gezien als unieke eigenschappen die medewerkers intrinsiek drijven. 

Binnen de paarse benadering is er een balans tussen individu en organisatie, is er flexibiliteit en ruimte voor maatwerk, staat dialoog centraal en ligt de focus op waardecreatie. 

  • Check je talenten met de Strengthsfinder
  • Breng talenten van het team in kaart met de talentenkaarten van Klasse
  • Denk na over hoe je talenten kan integreren: misschien kan die medewerker met een passie voor koken wel iets betekenen in het kinderdagverblijf, of is die creatieve collega een meerwaarde om activiteiten te voorzien voor bewoners, of wil de hobby-fotograaf dit talent inzetten bij evenementen van de organisatie?

Zorg er wel voor dat hier een duidelijk kader rond bestaat: welke talenten kunnen ingezet worden en wanneer, mogen medewerkers opleiding volgen die geen rechtstreeks verband hebben met de job, ...? Dit brengt ons bij het belang van een visie op leren en ontwikkelen in de organisatie. In de volgende stap vind je hier meer over terug. 

4️⃣ Opleidingsplan voor de organisatie

Bied voldoende leermogelijkheden aan medewerkers met een strategisch opleidingsplan.

Beoogd resultaat

Deze stap leidt tot een opleidingsplan op maat van jouw organisatie.

Tips en tools

Formuleer een visie op het leren en ontwikkelen in jouw organisatie. Waarom vinden jullie leren belangrijk? Hoe pakken jullie leren aan in de organisatie? Wat zijn de doelstellingen van jullie opleidingsplan?

De algemene missie en visie van de organisatie dient hiervoor als basis: herformuleer de visie naar de context van leren en opleiding.

Is de organisatievisie nog niet helemaal duidelijk geformuleerd? Neem dan eerst en kijkje bij het traject Visie-en beleidsontwikkeling.

Bij leren denken we meestal aan een klassieke manier van leren, oftewel de ‘formele’ manier van leren. Denk aan een training op externe locatie, een langdurige opleiding in het onderwijslandschap, een online opleiding, … Maar leren gaat zoveel breder dan dat! Op de VIVO-pagina vind je een overzicht van alle leervormen en activiteiten. Zo is er ook ‘informeel’ en ‘non-formeel’ leren. Ga op verkenning naar andere manieren van leren die beter passen bij je doelstellingen, bij bepaalde medewerkers of bij je praktische werking.

Het besef dat werkplekleren, podcasts of webinars, mentorschap enzovoort ook vormen van leren zijn, helpt

Krijg zicht op de leernoden of opleidingsbehoeften van medewerkers in je organisatie. Dit kan je op verschillende manieren doen:

  • stuur jaarlijks een online formulier naar medewerkers waarin ze (anoniem) aangeven waarin ze nog willen groeien, wat ze nog willen leren. Vraag hier naar zowel het individuele als het teamniveau
  • bevraag de leernoden tijdens de functioneringsgesprekken en bundel deze in een groot overzicht
  • vraag input van leidinggevenden: zij kunnen in de dagelijkse werking observeren/detecteren waar eventuele tekorten zijn

In een veilige omgeving zullen medewerkers spontaan hun leernoden delen of vragen om een opleiding te volgen. Stimuleer dus deze open cultuur van ontwikkeling, feedback en groei.

De arbeidsdeal maakte de opmaak van een opleidingsplan verplicht voor organisaties met min. 20 werknemers. Maar hoe begin je hier aan? Waar houd je rekening mee? En hoe zorg je dat dat plan geen ‘dode letter’ blijft?

Op de VIVO-website vind je alles over het opleidingsplan!

Toegegeven: registratie is niet meteen een onderwerp waar vormingsverantwoordelijken laaiend enthousiast van worden. Toch is het een belangrijk deel van je takenpakket.

Niet alleen omdat het registreren van opleidingsinitiatieven wettelijk verplicht is. Vooral omdat leerdata dé sleutel zijn tot een doelgericht en efficiënt leerbeleid.

 Met de steun van:

steun

Meer weten

Even de weg kwijt?
Naar het overzicht!
Twijfel je of dit traject past bij jouw organisatie?
Doe de snelscan
Hulp nodig?
Laat je begeleiden