Traject Visie- en Beleidsontwikkeling
Met dit traject creëer je een gezamenlijke visie en richting in de organisatie. Dit helpt om strategische doelen te definiëren en een langetermijnvisie te ontwikkelen. Door een gezamenlijke focus is er betere samenwerking en meer betrokkenheid om de missie te realiseren.
Resultaten uit dit traject
✔︎ Een uitgewerkte visie die als basis dient voor de uitwerking van een beleidsplan, strategische doelen en HR-beleid.
✔︎ Actieplan voor de implementatie van de (nieuwe) visie in beleid.
✔︎Zicht op de kernwaarden van je organisatie
✔︎ Een draagvlak van betrokken en gemotiveerde medewerkers die bijdragen aan de gemeenschappelijke doelstelling.
Is het visietraject iets voor jouw organisatie?
Bekijk eerst deze korte video:
- Loop je vast in de operationele hectiek met gebrek aan houvast?
- Merk je weerstand, veranderingsmoeheid of gebrek aan betrokkenheid bij medewerkers?
- Mis je een kader om beslissingen te nemen of zijn beslissingen inconsistent? Is er interne verwarring over prioriteiten of het gezamenlijk doel?
- Wil je zicht krijgen op de uitdagingen voor je organisatie en de leernoden van je medewerkers?
Als je je herkent in één van deze vragen, dan biedt dit traject handvaten.
Het bestuur en management spelen een sleutelrol. Het is cruciaal dat de rest van het team ook betrokken is: zo weet je zeker dat iedereen mee is met de nieuwe visie en dat er draagvlak is.
- Directie, HR, leidinggevenden, teamleiders, coördinatoren en beleidsmedewerkers trekken het traject. Zij zijn verantwoordelijk voor de formulering, de uitrol en verankering van de visie.
- Medewerkers geven input via bevragingsformulieren, geven feedback op de conceptvisie en helpen mee om de visie tot leven te brengen in de dagelijkse werking.
- Een procesbegeleider kan het proces helpen ondersteunen met een externe blik: informatie structureren, advies geven, spanning verminderen, processen optimaliseren, etc.
Een traject voor de (her)formulering van je visie duurt van enkele weken tot 6 à 9 maanden, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de complexiteit van strategische uitdagingen. De visie laten leven op de werkvloer vraagt sowieso een doorlopend proces dat ook na het traject blijvend aandacht vraagt.
Ga niet aan de slag rond visie in een crisismoment. Het traject werkt het best wanneer het volgende al aanwezig is:
- een basis voor samenwerking en open feedbackcultuur.
- een duidelijke organisatorische structuur
- gedragenheid vanuit de directie
- duidelijkheid in mandaten en sturende rollen
Stappenplan
Op basis van de vele trajecten rond visieontwikkeling vind je hieronder een voorbeeldtraject. Verschillende organisaties volgden deze aanpak, maar het is aan jou om aan te voelen wat werkt voor jouw organisatie. Per stap vind je tips, suggesties en tools.
Heb je nood aan externe begeleiding om je visie te ontwikkelen? Laat je dan begeleiden door experten of procesbegeleiders.
1️⃣ Inventarisatie en voorbereiding
Verzamel alle relevante informatie en breng de huidige situatie van je organisatie in kaart.
Beoogd resultaat
Deze stap leidt tot een duidelijk plan van aanpak voor het ontwikkelen van een gezamenlijke visie, dat rekening houdt met de huidige situatie, de input van medewerkers en de sterktes en zwaktes van de organisatie.
Betrokkenen
- Leidinggevenden, teamleiders en beleidsmedewerkers trekken het traject.
- Procesbegeleiders ondersteunen bij het structureren van de verzamelde informatie.
- Medewerkers geven input via bevragingsformulieren.
Tips en tools
De visie en missie zijn een belangrijke vorm van inspiratie en motivatie voor de medewerkers. In duidelijke, herkenbare woorden geef je de bestaansgrond van je organisatie mee en schets je een toekomstbeeld om samen naartoe te werken.
De missie is de bestaansreden van de organisatie: wie je bent als organisatie en waar je voor staat. De visie is wat de organisatie op lange termijn wil betekenen.
Zorg ervoor dat er een groep van belangrijke mensen binnen de organisatie is die het proces van visieontwikkeling kunnen leiden. Deze groep moet bestaan uit mensen met de juiste expertise en invloed, zoals leidinggevenden en teamleiders. Vraag jezelf af of er voldoende leiderschap en kennis in huis is om het proces goed te begeleiden. Als dat niet zo is, kan het nuttig zijn om externe begeleiding in te schakelen.
Deze stakeholders moeten betrokken blijven doorheen het hele traject: zij geven vorm aan de visie en zorgen ervoor dat deze breed gedragen wordt binnen de organisatie.
Lees hier meer over de taakverdeling in de bestuursorganen van vzw's.
Wat bestaat er al in je organisatie? Verzamel documenten zoals missie- en visieteksten, functieomschrijvingen, beleidsplannen, … en vertrek van deze bestaande informatie. Door te starten met documenten die al bestaan, zal je nieuwe visie in lijn liggen met de waarden en doelen van de organisatie, zonder opnieuw het wiel uit te vinden.
Kijk met leidinggevenden naar de bestaande missie- en visieteksten, waarden of strategische doelen. Zijn deze nog steeds relevant of moeten ze aangepast worden aan de huidige maatschappelijke context? Voer eventueel nog individuele gesprekken met sleutelfiguren in de organisatie om hun input te verzamelen.
Organiseer eventueel workshops voor leidinggevenden over visievorming: dit geeft hen inzicht in de huidige situatie en in hun rol in de visieontwikkeling.
Betrek medewerkers door hun input te verzamelen over de huidige organisatiecultuur en hun ideeën voor de toekomst. Dit kan door middel van vragenlijsten, interviews of brainstormsessies. Medewerkers bieden waardevolle inzichten die helpen om de nieuwe visie breed gedragen te maken, want met deze input kan je de visie beter afstemmen op hun behoeften en verwachtingen. Deze documenten helpen je misschien verder:
Gebruik een SWOT-analyse om de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van de organisatie in kaart te brengen. Hiermee zie je waar verbeteringen mogelijk zijn, maar leg je ook de basis voor visieontwikkeling.
Lees hier hoe je een SWOT analyse uitvoert met voorbeelden en sjablonen:
Maak gebruik van een Projectcanvas om de doelen, acties, rollen en betrokkenen te structureren. Het Projectcanvas maakt het traject overzichtelijk en zorgt ervoor dat alle stakeholders op één lijn zitten en betrokken zijn bij de planning van het proces.
2️⃣ Visieontwikkeling
Werk samen aan het formuleren van een duidelijke en gedragen visie voor de toekomst van je organisatie.
Beoogd resultaat
Deze stap leidt tot een duidelijke visie en strategie die de richting van de organisatie bepaalt voor de komende jaren.
Tips en tools
Bouw verder op de input die tijdens de inventarisatiefase is verzameld (bijvoorbeeld uit de SWOT-analyse en medewerkersbevragingen). Deze input vormt een solide basis voor het formuleren van een toekomstgerichte visie, aansluitend bij de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen die eerder geïdentificeerd zijn.
Houd brainstormsessies om nieuwe ideeën en richtingen te verkennen. Zo’n brainstorm kan doorgaan met (vertegenwoordiging uit) de Raad van Bestuur, directie, leidinggevenden, medewerkers.
Verken hier enkele methodieken om te brainstormen met je team:
Kernwaarden vormen de vertrekbasis voor je organisatie. Ze zijn een essentieel onderdeel van de visie en geven richting aan keuzes. Identificeer 3 tot maximum 5 kernwaarden. Deze tools helpen je verder:
Maak gebruik van modellen zoals Simon Sinek’s Golden Circle of de Theory of Change om je visie vorm te geven. Deze modellen helpen om structuur aan te brengen in ideeën en de visie begrijpelijk te maken voor alle betrokkenen.
- Simon Sinek’s Golden Circle begint met het ‘waarom’ van je organisatie om je visie op te bouwen. Het verduidelijkt de kernwaarden en doelen van de organisatie.
- Theory of Change helpt je om de impact die je wilt realiseren te beschrijven en de stappen te bepalen die nodig zijn om die impact te bereiken.
Zorg ervoor dat de conceptvisie meerdere keren wordt besproken en bijgesteld op basis van feedback van verschillende lagen binnen de organisatie. Dit zorgt ervoor dat de visie realistisch is en breed gedragen wordt.
Lees tips voor het opstellen van een visiedocument:
3️⃣ Implementatie en actieplan
Zet de nieuwe visie om in beleid met een actieplan.
Beoogd resultaat
Deze stap leidt tot een actieplan dat de visie operationaliseert, implementeert en verankert. Dit betekent enerzijds dat de visie wordt vertaald naar strategische doelen en beleidslijnen; anderzijds dat de visie geïntegreerd wordt in dagelijkse processen van de organisatie. Zo blijft de visie levendig in alle lagen van de organisatie en het dagelijks functioneren.
Tips en tools
Ontwikkel beleidsplannen die de visie omzetten in concrete beleidslijnen en doelen. Deze plannen zorgen ervoor dat de visie niet alleen op papier staat, maar in elk aspect van de organisatie wordt doorgevoerd.
Formuleer bijvoorbeeld een visie op leren en ontwikkelen van de medewerkers om je competentiebeleid vorm te geven. De organisatievisie vormt hiervoor de basis.
PDCA staat voor Plan, Do, Check, Act. Deze cyclus helpt je om de uitvoering van je actieplan stapsgewijs bij te sturen waar nodig. Door regelmatig de voortgang te evalueren, kun je het plan bijstellen op basis van nieuwe inzichten of veranderende omstandigheden. Zo verbeter je het implementatieproces continu.
Zorg ervoor dat iedere medewerker duidelijk weet welke rol ze spelen in het uitvoeren van de visie en hoe ze bijdragen aan de gemeenschappelijke doelen. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid en duidelijkheid in de praktische implementatie.
Gebruik een RACI matrix om verantwoordelijkheden en taken helder te verdelen binnen de organisatie.
Voor leidinggevenden kan het nuttig zijn om ondersteuning te krijgen in hun rol bij het uitdragen van de visie en het aansturen van de implementatie in hun teams. Door middel van coaching geef je leidinggevenden handvaten om de visie effectief te vertalen naar de dagelijkse praktijk. Neem een kijkje op het vormingsaanbod van VIVO, Verso of onze externe partners.
Zorg ervoor dat de nieuwe visie doorwerkt in alle interne en externe communicatie.
- Potentiële medewerkers zien de visie in vacatures en worden bevraagd naar hun waarden bij sollicitatiegesprekken,
- Nieuwe medewerkers krijgen bij onboarding de visie en kernwaarden mee,
- Voor huidige medewerkers komt de visie terug in functioneringsgesprekken, beslissingen, vergaderingen, bespreking van (nieuwe) projecten, etc.
- Externen vinden de visie duidelijk terug op de website, in klantencontact, etc.
Zorg voor een actieplan waarin de stappen duidelijk beschreven staan om de visie te realiseren en de verantwoordelijkheden verdeeld zijn.
De Vlaamse Overheid helpt je op weg om je doelstellingen te vertalen naar acties; lees hier hoe je dit doet.
- Wees consequent: gebruik de visie als toetssteen bij veranderingen, nieuwe projecten of activiteiten
- Toon als leidinggevende het goede voorbeeld door activiteiten af te toetsen aan de visie en missie en een correcte houding in te nemen.
- Bekijk regelmatig of de visie en missie nog actueel zijn
- Blijf peilen bij medewerkers hoe zij de visie ervaren en of deze nog relevant is voor de groei van de organisatie. Door periodieke feedbackrondes te organiseren, blijft de visie leven en kunnen er waar nodig aanpassingen worden gemaakt.
Met de steun van:
